El inventario y su relación financiera y operativa en las empresas

La contabilidad está compuesta por 6 elementos fundamentales que son parte y corazón de estas pequeñas, medianas o grandes empresas.

Estos elementos son:

• Activos: son los bienes o derechos con los que cuenta la empresa y con los que espera generar beneficios económicos en pro a las operaciones de la misma.
• Pasivos: Es el total de las deudas y obligaciones que contrae la empresa.
• Capital: El capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surgen de las aportaciones de los dueños.
• Ingresos: Aumento o beneficio económico que recibe la empresa proveniente de la actividad comercial al cual este dedicada.
• Costos: Este rubro tiene la finalidad de conocer, el coste total de un bien o bienes producidos o en caso tal que la empresa su actividad principal sea la prestación de servicios.
  En este rubro permite obtener datos da análisis y toma de decisiones en fijación de precios, estrategias de marketing para llegar a un nicho de personas más específico.
• Gastos: Son salidas o desembolso de dinero y esto representa el no retorno de una inversión.

Cabe destacar dentro del grupo de Activos está compuesto por el Inventario de Mercancía.

Inventario de Mercancía

Son los bienes destinados ya sea para la venta o al proceso de producción que al final se convertirá en un producto terminado dispuesto a vender al público.

1. ¿Por qué es tan importante el inventario de mercancía para una empresa?
2. El inventario de mercancía es de vital importancia ya que está arraigado directamente a los ingresos que percibe la empresa. Y permite mantener las operaciones por un largo tiempo en el mercado.

El inventario de mercancía controlado, vigilado y ordenado permite tomar decisiones en cuanto al abastecimiento de bodegas y no mantener grandes cantidades de stock por un largo tiempo que al final repercute en pérdidas financieras.

Factores que colaboran con inventarios controlados

• Planeamiento: El planteamiento es el estudio del presupuesto en base a un histórico. Esto quiere decir que ha sido estudiado, una población, un nicho especifico el cual ha adquirido los productos.

Se ha presupuestado que cantidad de materiales o inventarios comprar al proveedor y a que precios para la obtención de una mejor ganancia y con esto llegar a ese punto de equilibrio rentable.

• Compra u Obtención: Entra en acción el departamento de compras en donde adquieren los materiales ya sean estos para producción o productos para luego ser vendidos a clientes.

El departamento de compras respeta el presupuesto establecido en el factor de planeamiento con la finalidad de no crear sobre costos o adquirir inventario de más.

• Recepción: El factor de la recepción juega un papel importante ya que solo es responsable de recibir los productos contra factura e informar cualquier anomalía con el inventario que esté recibiendo.

• Almacenaje: El almacenaje adecuado funciona como medida de protección contra los elementos y las salidas no autorizadas.

Es siempre recomendado implementar documentos que funcionen de evidencia de todo producto sacado de la bodega de almacenaje.

• Producción: En el manejo del inventario en caso de producción sus notificaciones son másrápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados de tal forma que las cantidades y costos correspondientes a los inventarios puedan ser debidamente ajustados en los registros.

• Contabilidad: Mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Con esto la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener y la cantidad que será utilizada.

1. ¿Cómo influye el manejo de inventario de mercancía ya sea este de forma operativa o financiera en las organizaciones? ¿Se ve involucrado los elementos de la contabilidad?
2. El inventario de mercancía y su contabilidad está directamente involucrado con las operaciones de las empresas.

El manejo operativo de inventario como anteriormente se ha mencionado pasa por diferentes procesos desde cuando llega la mercancía a las bodegas de las empresas hasta que sale ya sea por motivos de que se haya convertido en un producto terminado o ha sido vendida al público.

Este manejo operativo por ser un proceso primordial lleva consigo responsabilidades que se ven reflejadas en la contabilidad y por ende los Estados Financieros. Por ejemplo:

En el balance general compuesto por activos, pasivos y patrimonios se debe reflejar lo más real posible a la situación financiera de la empresa.

El inventario de mercancía siendo parte de los activos y según el manejo previo (Operativo) estaría aunado a la parte de Contabilidad (Financiero). ¿De qué forma?

La importancia muchas veces radica en primera instancia en la recepción de los productos, materiales que llegan a formar parte del inventario de mercancía y que esto llegar a proveer de información financiera que será procesada por el departamento de contabilidad.

Las bodegas de recepción con sus encargados llegan a ser el primer filtro en donde se debe estar claro de revisar, verificar y velar porque la mercancía llegue completa según factura de proveedor y en buen estado.

Con la información y datos correctos esto llega al departamento de contabilidad para que sea ingresado a la cuenta contable que se tenga asignada según la mercancía que se esté recibiendo y al registro de los datos de los productos y las cantidades recibidas.

Ahora ¿cómo influye el inventario de mercancía en los pasivos? Como toda empresa preocupada por mantener buenas relaciones empresariales con los proveedores y estar al día con las obligaciones obtenidas. Una de las recomendaciones más básicas y que se puede establecer con controles específicos es en primera instancia no tener una obligación que no sea la real. Por ejemplo:

Si la mercancía de un proveedor al momento de la recepción por la empresa solicitante no toma los controles adecuados del manejo del inventario (Facturas vs Mercancías recibidas) en mucho de los casos cuando no se es recibida la mercancía completa según factura y es de esta forma es ingresada a contabilidad y registrada por cuentas por pagar, se estaría pagando por el monto de una factura que no es correcto. Dando esto como resultado una mayor deuda en comparación al inventario recibido afectando el grado de liquidez de la empresa en cierta forma.

En el estado de resultados, Estado Financiero que refleja cómo se obtuvieron ingresos, en que fue desembolsado el efectivo durante un período determinado.

El inventario de mercancía aunque no forma parte del contexto del estado de resultado gran parte de los movimientos del inventario se ven reflejados en este Estado Financiero ya mencionado.

El estado de resultado compuesto por Ingresos, Costos y Gastos estos 3 componentes tiene una gran conexión con el inventario de mercancía.

Ingresos

 Se puede detallar el ingreso de efectivo en concepto de inventario o productos vendidos y se puede hacer de forma detalla. Ingresos por tipo de producto para un mejor manejo de los costos de venta o producción.

Costos

En lo que respecta al costo puede estar relacionado de muchas formas con el inventario de mercancía.

• Costos de producción:Es todo aquel movimiento monetario desembolsado para la producción de un producto terminado o final y que será destinado para la venta a clientes.

El costo de producción está compuesto por: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

• Costo de venta: En este costo incurre aquellas empresas que su actividad principal es la comercialización. Con esto quiere decir que el costo de venta es el precio de un bien el cual se compra para luego ser comercializado a un precio mayor para obtención de ganancia sobre la venta.

Para una mejor manejo de costos e inventario de mercancía relacionados entre sí. Cabe destacar en el caso de una empresa de producción se da salidas a materias primas y otros componentes dentro de una contabilidad para generar y obtener un costo más real y así establecer precios reales.

En el caso de una empresa comercializadora, si esta maneja un stock con inventarios de igual manera al momento que se genera ventas, sus cantidades serán sacadas del inventario.

Gasto

Por lo general los registros que se hacen en este rubro son por inventario de mercancía que ha sufrido algún desperfecto o la misma está dañada y no se encuentre disponible para la venta en general.

Los registros por faltantes y sobrantes de inventario la cuenta de gastos son utilizados hasta cierto punto.

Cabe destacar que pueden crearse controles y procedimientos internos sobre el manejo del inventario y sus registros. Esto dependiendo mucho de las necesidades de la empresa.

Una de las recomendaciones más importantes para el buen manejo del inventario es siempre tener actualizado los registros de la cuenta de inventario, esto se puede lograr de las siguientes formas:

1. Realizar sondeos de inventario de forma mensual y ajustar diferencias (Sobrantes y Faltantes)
2. Dirigir y planear inventarios semestrales de forma masiva y global de todos los productos que cuente la empresa.
   
   Con esto se llega a obtener Estados Financieros apegados a la realidad y que colaboren de una forma más exacta a la toma de decisiones.

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